Retour au bureau : comment encourager la distanciation physique ?

Même si on retourne tous sur notre lieu de travail, au moins quelques jours par semaine, il ne faut pas zapper la distanciation physique. Car en ce moment même, seulement 20% de Français sont vaccinés et le virus court toujours. Alors, comment encourager la distanciation physique à notre retour au bureau ? On vous explique tout dans ces lignes ! 

1. Repenser l’agencement des bureaux pour donner la priorité à la distanciation physique

L’agencement des bureaux est un levier essentiel pour encourager la distanciation physique au bureau. Dans un premier temps, espacez les sièges et ajoutez des cloisons entre les espaces de travail. Vos employés seront protégés les uns des autres en cas d'éternuement !

Dans un second temps, obtenez un plan d’aménagement “mode covid”. Chez Slean, on vous accompagne dans la restructuration de vos espaces de travail ! On les rend modulables, ergonomiques, agréables à vivre et lean. Bref, on fait comme si c’était pour nous. 

En ce qui concerne les salles de réunion, de conférences ou de formation et les espaces de détente, redoublez d’inventivité. Dé-densifiez ces lieux et rendez-les propices à la réflexion collective, à la collaboration et aux présentations. Et s’il n’y a pas de place pour tout le monde dans votre QG, préférez l’ouverture de plusieurs petits bureaux. De cette manière, chaque employé sera libre de travailler au plus proche de chez lui. Cette solution est idéale pour lutter contre la solitude liée au télétravail et la perte de temps liée aux trajets quotidiens.  

2. Donner des indications à ses employés à propos de la nouvelle vie au bureau 

Vaccinés ou pas, vos employés doivent savoir ce qu’ils peuvent faire ou non. Parce que la vie de bureau est en constante évolution. Alors, avec tous ces changements, ils ont besoin d’une ligne de conduite, de repères, d’une marche à suivre si vous préférez. 

Ce guide pour encourager la distanciation physique au bureau peut être envoyé par mail. Vous pouvez aussi afficher des pancartes ou des posters au sein même de vos bureaux. Et pour vous aider à concevoir ces nouvelles règles, voici quelques-unes de nos idées : 

• Refuser les visiteurs (non pas qu’ils ne soient pas sympas, mais les visites sont trop risquées pour l’instant) ;
• Saluer sans contact physique (et pourquoi ne pas élire la façon la plus originale de saluer ?) ;
• Garder 1,80 m de distance (en gros, 2 mètres) avec ses collègues dès que cela est possible.

3. Retourner au bureau, oui, mais pas tous en même temps…

Si tous vos employés vous demandent “Est-ce que je peux revenir au bureau lundi ?”, dites oui. Mais pas à tout le monde. 

Vous pouvez choisir d’instaurer des plages horaires flexibles ou faire venir les équipes au bureau team par team. Le plus important, c’est que les allées et venues restent fluides. D’une part, parce que vous ne pourrez sûrement pas faire rentrer tout le monde en respectant la distanciation physique. De l’autre, parce que vous mettriez leur santé en péril !

Vous pouvez aussi mettre en place des temps de travail en horaires décalés. Si cela intéresse certains de bosser très tôt le matin ou très tard le soir, permettez-leur de venir au bureau à ces horaires. Enfin, s’ils n’ont pas de clients à appeler entre 9h et 18h quoi.

Pour vous aider à atteindre cet objectif, sachez que certaines apps vous aident à limiter le nombre de personnes au bureau. Officely, par exemple, permet directement depuis Slack de booker une place dans ses bureaux. Côté employeur,  il est possible de mettre une quantité maximum de collaborateurs par jour et d’obtenir des statistiques du remplissage du bureau !

4. Inventer de nouveaux moyens de collaborer

En 2021, il va falloir inventer de nouveaux moyens de collaborer pour encourager la distanciation physique au bureau. Et comme le covid est très peu présent à l’extérieur, pourquoi ne pas faire des réunions en marchant ? 

Le Walk and Talk est un concept innovant et productif qui permet d’aller droit au but et de gagner en créativité. Qui plus est, les réunions en marchant se font à 2, 3 ou 4 personnes maximum, ce qui permet à tout le monde d’exprimer son avis sans complexe. 

Par ailleurs, les réunions virtuelles peuvent rester d’actualité même si de nombreuses personnes sont de retour au bureau. Et ce, pour 3 raisons : 

1. On est habitués à la visioconférence ;
2. On est plus en sécurité derrière nos écrans ;
3. Cela permet aux personnes en télétravail ou aux freelances de rejoindre la réunion.

Enfin, testez ces 7 stratégies de communication à distance !

5. Rassurer ses employés sur le nettoyage des locaux (et renforcer les mesures sanitaires)

Pour commencer, renforcez les mesures sanitaires de votre entreprise :

• Augmentez la fréquence de nettoyage ; 
• Mettez en place un distributeur de gel hydroalcoolique ;
• Optimisez l’aération…

Puis, rassurez vos employés sur ces mesures sanitaires. En leur prouvant qu’ils sont en sécurité, vous les motivez à venir travailler en communauté. 

La propreté étant une priorité pour les personnes qui retournent au bureau, votre rôle est tout naturellement de renforcer les mesures, de communiquer et de rassurer vos employés. L'ajout de calendriers de nettoyage imprimés sur les bureaux et dans les différents espaces peut renforcer la confiance de vos collaborateurs. 

5. Tester ses employés à leur retour au bureau et… une fois par semaine (comme s’ils allaient dans un pays étranger)

En ce qui concerne la santé, on n'est jamais trop prudents ! Vous ne pensez pas ? 

Si vous êtes d’accord, peut-être devriez-vous utiliser des tests antigéniques pour tester vos employés régulièrement. De cette manière, vous ne laisserez pas planer le doute et vos collaborateurs seront les premiers rassurés. 

En effet, on se fait bien tester pour aller dans un autre pays. Alors pourquoi ne pas appliquer cette mesure au bureau ? Après tout, les derniers tests sont beaucoup moins désagréables et bien moins coûteux. Bref, tout le monde serait gagnant...

Encourager la distanciation physique : notre dernier conseil