Ces stratégies de communication à distance fonctionnent vraiment. On les a testées.

Avant, on pouvait glisser un mot à son·sa collaborateur·rice le matin à la machine à café. Aujourd’hui, on se retrouve seul·e avec son chat qui miaule pour avoir à manger. Et même si on l’aime beaucoup, il est beaucoup moins bavard que son·sa ancien·ne collègue… Mais pas de panique : les stratégies de communication dont on va parler fonctionnent vraiment. 

On commence par la définition de la communication à distance, pour remettre les choses dans leur contexte. 

La définition de la communication à distance est subtile car nouvelle. Il s’agit d’une forme d'interactivité rendue possible grâce aux outils de communication. 

En d’autres termes, la communication à distance ne pourrait exister sans NTIC : nouvelles technologies de l'information et de la communication.

En fait, cette forme de communication fait, depuis longtemps, partie de nos vies. Notamment grâce au téléphone, aux e-mails, à la vidéoconférence, aux chats en ligne, aux réseaux sociaux… Ce qui est nouveau, c’est l’impact de la communication à distance sur les équipes en full remote. Et oui : les employé·e·s des start-ups, PME et grands groupes ne sont pas habitué·e·s à utiliser la communication à distance… Alors, comment faire en sorte que ce changement n’impacte pas leur productivité ? Comment communiquer à distance sans avoir l’air froid ou indifférent ?

Spoiler alert : en suivant ces stratégies de communication à distance.

Voici nos fameuses stratégies de communication à distance...

Déjà avant la pandémie, les employé·e·s de la génération Y avaient tendance à changer souvent d’emploi et/ou de secteur d’activité. Mais aujourd’hui, l’omniprésence du télétravail en entreprise change une nouvelle fois la donne. De nombreuses personnes cherchent de nouvelles opportunités professionnelles pour obtenir toujours plus de flexibilité au travail. Et d’après Sara Sutton Fell, PDG de FlexJobs : "cette solution [le télétravail] est viable et elle n'est pas prête de disparaître". Alors, l’heure est à l’adaptation : voici des stratégies de communication qui fonctionnent vraiment. 

1. Offrir un dico aux petits nouveaux 

Vous travaillez dans votre entreprise depuis combien : 15, 20, 30 ans ?! Vous devez donc parfaitement connaître parfaitement le jargon, les acronymes et les abréviations utilisés dans votre société. Peut-être même que vous les avez inventés ?

Pensez donc à Audrey, la nouvelle graphiste qui vient d’intégrer l’équipe freelance il y a deux semaines à distance. Nouvelle, freelance, distance : voilà des mots qui devraient vous mettre sur la piste… D’après vous, est-ce qu’Audrey connaît toute cette terminologie ? 

Pour réduire cet écart langagier, offrez un dico des acronymes/abréviations aux petits nouveaux ! Vous pouvez même imprimer ce dico et l’envoyer en cadeau aux candidats fraîchement recrutés. Une jolie attention est la clé d’un onboarding réussi !

2. Trier les outils de communication sur le volet 

Cette stratégie de communication est l’une des plus importantes et vous devez le savoir maintenant ! Il existe des centaines d’outils de communication faits pour communiquer efficacement à distance. Mais n’en utilisez pas cent ! Triez-les sur le volet.

Slack pour les messages instantanés, Trello pour la gestion de projets, Google Sheets pour les tâches administratives... Si vous utilisez trop d’outils de communication, ils deviendront le pire cauchemar de vos employé·e·s !

Qui plus est, un grand nombre d’outils de communication à distance ont des fonctionnalités communes. Slack et Zoom, par exemple, permettent de passer des appels vidéo. Alors, Slack ou Zoom, c’est comme boire ou conduire : il faut choisir !

3. La communication non violente à distance, on l’adopte !

La communication non violente ou CNV a été créé par Marshall B. Rosenberg. Selon lui, chacun devrait pouvoir obtenir ce qu’il souhaite, sans recourir à un langage coercitif ou manipulateur. Pour faire usage de la communication non violente, on fait appel à notre propre expérience de la vie, à notre empathie et à notre compassion.

Et hop : on tourne nos phrases un peu différemment ! On pense d’abord à ce que l’on ressent plutôt qu’à ce que l’on pense de tel ou tel comportement. Et on exprime nos sentiments.

Par exemple : "Quand tu es en retard, j’ai le sentiment de perdre mon temps. J'apprécierais que tu me préviennes quand cela arrive."

La CNV nous permet de nous connecter aux autres et de communiquer d’une manière plus consciente, plus cohérente et plus sincère. Qui met ça en place dès aujourd’hui ?

4. Lever le voile sur les horaires (ou décalages horaires) de ses employés 

Vous aimez être dérangé à 4h du matin ? Non ? Et bien, nous non plus…  Et on imagine que vos employés non plus. Et comme le télétravail facilite l’expatriation, vos employés n’auront bientôt plus du tout les mêmes horaires de travail. Alors, pour éviter les réveils nocturnes et les cafouillages, on lève le voile sur les horaires de ses collaborateurs !

John bosse depuis Hong Kong, Amélie est digital nomade, Anne-Sophie voyage entre Londres et Paris… Prévoyez un calendrier commun sur lequel chaque talent peut entrer ses heures de travail et son décalage horaire avec la France. Ainsi, tout le monde saura quand contacter qui et pourra facilement distinguer vie pro et vie ! 

5. Animer des team building à tire larigot

Les team building à distance sont d’excellentes techniques de communication qui permettent de lutter contre la solitude. Et heureusement, car d’après l’association Astrée, près de 8 Français sur 10 sont touchés par le sentiment de solitude. Du coup, on ne lésine pas sur l’animation de team building, on en propose à tire larigot ! 

Ces activités de consolidation d’équipe peuvent être organisées par un responsable de communication, un responsable RH ou par le·la dirigeant·e. En se connectant les uns aux autres, les employé·e·s améliorent leur communication à distance et développent de nouvelles compétences. Qui plus est, ils peuvent aussi faire connaissance. Votre nouveau stagiaire rédacteur et votre assistant communication pourront (enfin) se e-rencontrer !

Fédérer une équipe  à distance peut se faire grâce à différents team building :

• Escape game à distance ; 
• Loup garou en ligne ;
• Pictionary virtuel ; 
• Apéro en visioconférence ;
• Jeux vidéos en réseau…

Cette expérience formatrice peut être organisée une à deux fois par mois. Annoncez les prochains team building à vos équipes via un mailing et encouragez-les à s’y inscrire. Et dites-nous en commentaire quel team building a le mieux marché dans votre team !

6. Ne pas hésiter à passer un coup de fil !

En plus de se former à la communication digitale, il faut aussi habituer son cerveau aux limites du distanciel. Traiter des informations reçues par e-mail ou à l’oral : ce n’est pas le même processus. En cas de doute, prenez du recul ou passez un coup de fil !

Car on est tous d’accord sur un point : certains mails ou messages peuvent parfois vous paraître abrupts. Le tout est de ne pas se braquer et de trouver des solutions pour obtenir plus d’infos. De cette manière, vous saurez si la situation est réellement critique ou s’il s’agissait d’un simple malentendu. 

Rappelez-vous qu'il y a un être humain derrière l’écran qui vous a envoyé l’e-mail. 

7. Boire un coup à la fontaine à eau virtuelle

Au bureau, la communication des entreprises se faisait simplement... Autour d’un café, en chemin dans le tram, à midi : toutes les occasions étaient bonnes pour “parler boulot”. Mais la communication orale était aussi faite pour parler de choses personnelles, de ses enfants, de son dernier achat sur le site Slean… 

D’ailleurs, le lieu de prédilection pour raconter des blagues, des ragots, des anecdotes, c’était la fontaine à eau ! Au même titre que la machine à café dans caméra café, la fontaine à eau ne peut pas sortir définitivement de nos vies.

En outre, ces discussions “de comptoir” sont d’excellents moyens pour apprendre à se connaître et parler de ses intérêts communs. Pour les remplacer, pensez à créer un canal distinct sur votre forum de discussion habituel (comme Slack par exemple). 

Puis, incitez les membres de votre équipe à l'utiliser à y glisser des blagues, des recettes rapides à cuisiner, un avis sur Koh Lanta ou sur Top Chef... Vous pouvez aussi créer des sondages tels que : 

• Votre émoji favori ;
• Le truc qui vous manque le plus au bureau ;
• Votre musique préférée pour travailler ;
• Le premier pays que vous visiterez une fois le confinement terminé…

Encouragez délibérément vos collaborateurs à prendre part au débat en étant vous-même un participant actif de ce canal. Il se peut que vous deviez demander à d'autres personnes de participer au début, jusqu'à ce que tout le monde s'y mette naturellement. 

La communication à distance, c’est des petits efforts les uns à la suite des autres...

Définir une stratégie de communication claire permettra à vos employé·e·s de gagner en efficacité et d’avoir plus confiance en eux·elles. Leur vie professionnelle sera épanouissante et ils·elles pourront (enfin) se concentrer sur leur activité professionnelle plutôt que sur le relationnel. Enfin, la communication à distance, ce ne sont que des petits efforts les uns à la suite des autres… Alors, faites honneur à la communication non violente et buvez un coup à la fontaine à eau du turfu !